Dyrektor: Marcin Sierpiński

ul. Górna 13
05-400 Otwock
pok. nr 201
 

(Biuro Kadr i Szkoleń) pok. 305, wew: 353, e-mail: kadry@powiat-otwocki.pl

(Biuro Promocji Zdrowia i Spraw Społecznych) pok. 201, wew: 324, e-mail: zdrowie@powiat-otwocki.pl

(Biuro Organizacji i Zarządzania) pok. 202, wew: 321, e-mail: arudnicka@powiat-otwocki.pl

(Biuro Zarządu) pok. 202, wew: 321, e-mail: oris@powiat-otwocki.pl

(Kancelaria Starostwa) pok. 104, wew: 300, 326, 339, e-mail: kancelaria@powiat-otwocki.pl,
                                           Kancelaria Starostwa przy ul. Komunardów 10 tel. (0-22) 788-15-35;
                                                                                                                                                  788-15-34;
                                                                                                                                                  788-15-37;
                                                                                                                                                  788-14-65;
                                                                                                                                                  779-62-56
(Archiwum Zakładowe) e-mail: alech@powiat-otwocki.pl

Zadania:

1. Wydziałem kieruje dyrektor, przy pomocy zastępcy dyrektora.
2. W skład wydziału wchodzą następujące wewnętrzne komórki organizacyjne,
oznaczone symbolami:

1) Biuro Kadr i Szkoleń – OS.I;
2) Biuro Promocji Zdrowia i Spraw Społecznych – OS.II;
3) Biuro Organizacji i Zarządzania – OS.III;
4) Biuro Prawne – OS.IV;
5) Biuro Zarządu – OS.V;
6) Kancelaria Starostwa – OS.VI;
7) Terenowy Punkt Paszportowy- OS.VII;
8) Archiwum Zakładowe – OS.VIII.

3. Do zadań wydziału realizowanych przez Biuro Kadr i Szkoleń należy
w szczególności:
1) prowadzenie spraw kadrowych i osobowych pracowników starostwa, kierowników
powiatowych jednostek organizacyjnych, dyrektora Zespołu Publicznych
Zakładów Opieki Zdrowotnej, Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego:
- prowadzenie rejestru przyjętych i zwolnionych pracowników,
- prowadzenie rocznych kart ewidencji obecności w pracy,
- prowadzenie kart ewidencji czasu pracy,
- prowadzenie spraw związanych z udzielaniem urlopów,
- wydawanie i ewidencjonowanie legitymacji ubezpieczeniowych
pracowniczych i rodzinnych,
- wydawanie skierowań na badania lekarskie wstępne, okresowe i kontrolne,
- prowadzenie rejestru badań lekarskich dla pracowników,
- wydawanie pracownikom zaświadczeń dotyczących zatrudnienia,
- prowadzenie spraw rentowych i emerytalnych,
- przygotowywanie świadectw pracy dla pracowników zwolnionych,
- prowadzenie spraw związanych z ogłaszaniem naboru na kierownicze
i urzędnicze stanowiska pracy w starostwie,
- prowadzenie dokumentacji z oceny pracowników;
2) przygotowywanie dokumentacji decyzji płacowych;
3) obsługa systemu „Płace” w zakresie spraw kadrowych;
4) sporządzanie sprawozdań statystycznych;
5) prowadzenie spraw socjalno – bytowych pracowników;
6) przygotowywanie dokumentacji wg programu „Płatnik” dla potrzeb ZUS;
7) opracowywanie miesięcznych deklaracji wpłat na Państwowy Fundusz
Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych;
8) organizowanie i prowadzenie spraw związanych z doskonaleniem
i dokształcaniem pracowników;
9) organizowanie i prowadzenie spraw związanych z rekrutacją pracowników;
10) nadzór nad procesem opisywania stanowisk pracy oraz prowadzenie rejestru
stanowisk pracy tworzonych w starostwie;
11) archiwizacja akt osobowych pracowników i innych dokumentów.
Do zadań Służby Bezpieczeństwa i Higieny Pracy, która działa w ramach Biura Kadr
i Szkoleń, należy w szczególności:
1) przeprowadzanie kontroli warunków pracy oraz przestrzegania przepisów i zasad
bezpieczeństwa i higieny pracy, informowanie starosty o stwierdzonych
nieprawidłowościach lub zagrożeniach oraz wnioskowanie o ich usunięcie lub
ograniczenie;
2) prowadzenie szkolenia wstępnego w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy dla
nowo zatrudnianych pracowników, współpraca z innymi komórkami lub
jednostkami prowadzącymi działalność szkoleniową przy organizowaniu szkolenia
okresowego w zakresie bhp kierownictwa i pracowników starostwa;
3) zgłaszanie wniosków uwzględniających wymagania bezpieczeństwa i higieny
pracy przy tworzeniu nowych lub modernizowanych pomieszczeń i stanowisk
pracy;
4) udział w przekazywaniu do użytku nowo powstałych lub przebudowanych
i modernizowanych pomieszczeń i stanowisk pracy;
5) prowadzenie spraw związanych z wypadkami przy pracy i w drodze do pracy oraz
z pracy, udział w dochodzeniu powypadkowym, prowadzenie rejestru
i sporządzanie dokumentacji wypadkowej;
6) inicjowanie i rozwijanie różnych form popularyzacji tematyki i problematyki BHP
na terenie starostwa;
7) sporządzanie rocznych analiz oceny warunków pracy, zawierających propozycje
zadań organizacyjnych i technicznych mających na celu poprawę warunków
pracy.
4. Do zadań wydziału realizowanych przez Biuro Promocji Zdrowia i Spraw
Społecznych należy w szczególności:
W zakresie spraw społecznych:
1) przygotowywanie projektów decyzji zezwalających na zbiórki publiczne na
terenie powiatu lub jego części, obejmującej więcej niż jedną gminę;
2) sprawowanie nadzoru nad działalnością stowarzyszeń innych niż stowarzyszenia
jednostek samorządu terytorialnego;
3) przyjmowanie zawiadomień i przygotowywanie projektów postanowień
w sprawie rzeczy znalezionych;
4) przygotowywanie projektów decyzji zezwalających na sprowadzanie zwłok
i szczątków z obcego państwa;
5) przygotowywanie projektów decyzji administracyjnych w sprawie wydawania
zwłok niepochowanych przez osoby lub instytucje, w celach naukowych szkołom
wyższym;
6) sprawowanie nadzoru nad przestrzeganiem ustawy o cmentarzach i chowaniu
zmarłych w zakresie kompetencji starosty;
7) organizowanie przeprowadzania kwalifikacji wojskowej;
8) prowadzenie rejestru umów zawieranych przez starostę lub powiat;
9) prowadzenie spraw związanych z ochroną danych osobowych;
10) przygotowywanie porozumień i umów w zakresie udzielanych przez powiat
dotacji i innej pomocy finansowej z wyłączeniem spraw realizowanych przez inne
wydziały merytoryczne;
11) sprawowanie nadzoru nad działalnością fundacji;
12) koordynowanie opracowania etatu starostwa na czas wojny.
W zakresie ochrony zdrowia:
1) współpraca z Zespołem Publicznych Zakładów Opieki Zdrowotnej;
2) prowadzenie okresowej analizy stanu zdrowia mieszkańców powiatu oraz nadzór
nad realizacją wniosków i zaleceń z niej wynikających;
3) opracowywanie i nadzór nad wdrażaniem programów z zakresu promocji zdrowia
i profilaktyki chorób występujących na terenie powiatu;
4) monitorowanie zachorowań na choroby zakaźne i prowadzenie spraw związanych
z zapobieganiem i zwalczaniem tych chorób;
5) organizowanie działań zmierzających do ograniczenia spożycia napojów
alkoholowych i substancji psychoaktywnych oraz współpraca z organizacjami
i instytucjami zajmującymi się przeciwdziałaniem alkoholizmowi i narkomanii;
6) koordynowanie akcji społecznych w zakresie promocji i ochrony zdrowia na
terenie powiatu;
7) realizowanie innych zadań wynikających z przepisów prawa dotyczących promocji
i ochrony zdrowia, zleconych przez starostę.
5. Do zadań wydziału realizowanych przez Biuro Organizacji i Zarządzania należy
w szczególności:
1) zapewnianie sprawnej organizacji i funkcjonowania pracy starostwa;
2) przygotowywanie zasad organizacji i funkcjonowania komórek organizacyjnych,
opracowywanie projektów regulaminów, zarządzeń i innych przepisów
wewnętrznych starostwa;
3) rozpatrywanie skarg i wniosków obywateli kierowanych do starosty, sprawowanie
nadzoru i kontroli nad ich załatwianiem;
4) sprawowanie nadzoru nad rozpatrywaniem interwencji zgłaszanych przez
parlamentarzystów do starosty;
5) prowadzenie ewidencji zawartych porozumień dotyczących powierzenia
prowadzenia niektórych spraw należących do kompetencji starosty organom gmin,
a także innym państwowym jednostkom organizacyjnym oraz planowanie kontroli
w tym zakresie;
6) prowadzenie ewidencji porozumień dotyczących przejęcia od wojewody
prowadzenia spraw należących do kompetencji administracji rządowej;
7) prowadzenie ewidencji upoważnień udzielonych pracownikom oraz kierownikom
jednostek organizacyjnych przez starostę do załatwiania spraw w jego imieniu;
8) prowadzenie rejestrów:
- jednostek organizacyjnych powiatu,
- zarządzeń wydanych przez starostę,
- skarg i wniosków,
- pieczęci,
9) ewidencjonowanie zakupionych publikacji książkowych;
10) prowadzenie i udostępnianie zbioru przepisów prawnych;
11) prowadzenie spraw związanych z ochroną danych osobowych;
12) utrzymywanie i rozwój systemu zarządzania jakością;
13) dokonywanie okresowych ocen załatwiania indywidualnych spraw obywateli
w starostwie i przedkładania ich sekretarzowi;
6. Do zadań wydziału realizowanych przez Biuro Prawne należy w szczególności:
1) opiniowanie pod względem prawnym projektów aktów prawnych wydawanych lub
przygotowywanych przez zarząd, starostę i wicestarostę;
2) prowadzenie bieżącej obsługi prawnej zarządu i komórek organizacyjnych
starostwa;
3) opiniowanie projektów umów i porozumień, w tym długoterminowych lub
zawieranych z kontrahentami zagranicznymi;
4) sprawowanie nadzoru nad stosowaniem i przestrzeganiem przepisów kodeksu
postępowania administracyjnego;
5) wydawanie opinii prawnych z zakresu działania organów powiatu;
6) sprawowanie zastępstwa procesowego;
7) bieżące informowanie zarządu oraz kierowników komórek organizacyjnych
starostwa o obowiązującym stanie prawnym i jego zmianach;
8) zapewnianie obsługi prawnej sesji rady;
9) prowadzenie rejestru spraw sądowych i opinii prawnych zespołu radców
prawnych;
10)wykonywanie nadzoru prawnego nad egzekucją należności powiatu i Skarbu
Państwa oraz współdziałanie w podejmowaniu czynności w zakresie postępowania
egzekucyjnego;
11)współdziałanie z komórkami organizacyjnymi starostwa przy rozwiązywaniu
skomplikowanych spraw oraz wskazywanie rozwiązania zgodnego z prawem.
7. Do zadań wydziału realizowanych przez Biuro Zarządu należy w szczególności:
1) prowadzenie spraw związanych z obsługą starosty, wicestarosty i zarządu, w tym:
- prowadzenie sekretariatu zarządu,
- prowadzenie obsługi posiedzeń zarządu oraz przygotowywanie materiałów
na posiedzenia i przekazywanie ich w formie papierowej lub
elektronicznej,
- przekazywanie uchwał i decyzji zarządu do realizacji komórkom
organizacyjnym według kompetencji oraz sprawowanie nadzoru nad ich
realizacją,
- sporządzanie okresowych sprawozdań z pracy zarządu;
2) koordynowanie prac związanych z opracowywaniem okresowych informacji
o działalności starostwa przedkładanych zarządowi i radzie;
3) prowadzenie spraw związanych ze współpracą zarządu z jednostkami samorządu
terytorialnego oraz administracji rządowej;
4) zapewnianie obsługi organizacyjnej zespołów i rad doradczych oraz
opiniodawczych powoływanych przez starostę;
5) prowadzenie spraw związanych z obsługą organizacyjną Doradców i Asystentów
zatrudnionych w starostwie;
6) prowadzenie rejestrów:
- uchwał zarządu,
- decyzji zarządu,
- delegacji służbowych.
8. Do zadań wydziału realizowanych przez Kancelarię Starostwa należy
w szczególności:
1) obsługa kancelaryjna starostwa powiatowego, w tym:
- przyjmowanie, rejestrowanie i przekazywanie do dekretacji
korespondencji od poczty oraz interesantów,
- rejestrowanie oraz podział zadekretowanej poczty na poszczególne
komórki organizacyjne starostwa,
- przyjmowanie oraz rejestrowanie korespondencji przeznaczonej do
wysyłki,
- rozdysponowywanie korespondencji wychodzącej starostwa za
pośrednictwem poczty, a także indywidualnie pomiędzy interesantów oraz
urzędy administracji publicznej;
2) Obsługa informacyjna starostwa powiatowego, w tym:
- obsługa centrali telefonicznej,
- udzielanie interesantom informacji i pomocy bezpośredniej i telefonicznej.
9. Do zadań wydziału realizowanych przez Terenowy Punkt Paszportowy należy
w szczególności:
1) prowadzenie spraw paszportowych mieszkańców powiatu otwockiego, zgodnie
z porozumieniem zawartym z wojewodą, w tym:
- przyjmowanie i rozpatrywanie wniosków paszportowych dla osób
ubiegających się o wydanie paszportu lub paszportu tymczasowego,
- wydawanie paszportów i paszportów tymczasowych,
- prowadzenie dokumentacji i ewidencji związanej z wydawaniem
paszportów i paszportów tymczasowych zgodnie z obowiązującymi
przepisami;
2) prowadzenie spraw związanych z wydawaniem zaproszeń dla cudzoziemców.
11. Do zadań wydziału realizowanych przez Archiwum Zakładowe należy
w szczególności:
2) prowadzenie archiwum zakładowego starostwa, w tym:
- przejmowanie akt przeznaczonych do archiwizacji z komórek
organizacyjnych na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych,
- ewidencjonowanie, przechowywanie i zabezpieczanie przyjętych do
archiwizacji akt,
- udostępnianie i wypożyczanie akt na zasadach określonych prawem,
- wydzielanie z zasobu archiwum zakładowego i brakowanie dokumentacji
nie archiwalnej kat. B, której okres przechowywania już minął,
- wydzielanie z zasobu archiwum zakładowego dokumentacji archiwalnej
kat. A, a następnie przekazywanie jej do właściwego archiwum
państwowego;
2) prowadzenie szkoleń i udzielanie informacji z zakresu stosowania procedur
archiwizacji dokumentacji w starostwie;
3) współpraca z właściwym archiwum państwowym nadzorującym prace archiwum
zakładowego.